Utilizzo della PEC a scuola

Perchè la PEC è importante per le istituzioni scolastiche?

L’utilizzo della PEC per dialogare con le istituzioni scolastiche è consigliato in tutti quei casi in cui docenti, operatori scolastici e soggetti diversi debbano inviare comunicazioni importanti e/o delicate alla singola scuola (dirigente scolastico, presidenza o segreteria) o a uffici del Ministero dell’Istruzione. Vi sono certamente casi in cui la PEC offre innegabili vantaggi rispetto alla casella di posta elettronica ordinaria (PEO) per le peculiari garanzie offerte (certezza dell’invio/consegna del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata, inalterabilità del contenuto), non solo con riferimento all’utilizzo che se ne può fare con riferimento ai docenti o agli aspiranti tali – si va dalla possibile convocazione dei supplenti tramite PEC alla “messa a disposizione” (c.d. MAD) – ma anche nell’ambito delle procedure relative a contratti pubblici di servizi e forniture in cui le istituzioni scolastiche figurino quali stazioni appaltanti.

È trascorso ormai un decennio da quando il Ministero dell’istruzione (all’epoca, MIUR) ha avviato il processo di attribuzione di una casella di posta elettronica certificata a tutte le istituzioni scolastiche statali che erano sedi di Dirigente Scolastico (nota 18 marzo 2011 prot. n. 1498). I cittadini e gli enti interessati possono inviare una PEC, garantendo la sicurezza e il valore legale delle loro comunicazioni, anche agli indirizzi PEC dell’Amministrazione Centrale del Ministero dell’Istruzione (Roma) come pure delle Direzioni Regionali e relativi Ambiti Territoriali Provinciali (USR, USP, UST, eccetera). L’utilizzo della PEC si sta affermando in specifici casi di utilizzo – come la messa a disposizione (MAD) – per i quali dotarsi di una PEC è necessario ai fini della validità della procedura.

Messaggi alle PEC istituzionali solo se trasmessi da indirizzi PEC

Per trasmettere telematicamente documenti alla casella PEC delle diverse articolazioni del Ministero dell’Istruzione, come ad esempio un Ufficio Scolastico Regionale, è necessario utilizzare una PEC.
Ad esempio, qualora dei docenti sprovvisti di PEC volessero rilevare un’irregolarità in una graduatoria in cui risultino inseriti, dovrebbero farlo via email alla casella di posta elettronica ordinaria dell’USR competente, dato che in risposta all’email ordinaria inviata alla casella PEC dell’USR competente, con allegata documentazione (trasmissione per via telematica del documento informatico) costoro riceverebbero una risposta automatica che li informerebbe che l’ufficio riceve “atti o documenti presso i propri indirizzi di Posta Elettronica Certificata solo se trasmessi da indirizzi PEC.

Nulla di illegittimo, dato che il MIUR, con la nota prot. n. 2338 del 27 settembre 2013 aveva avvisato che, in applicazione degli articoli 45 e 47 del Codice dell’Amministrazione Digitale, dal mese di gennaio 2014 le diverse articolazioni del Ministero avrebbero ricevuto atti o documenti presso i propri indirizzi di Posta Elettronica Certificata solose trasmessi da indirizzi PEC. Ciò vuol dire che, dal 1° gennaio 2014, non è più formalmente possibile scrivere alle PEC ministeriali da indirizzi di posta elettronica NON certificata. Il contenuto di tale disposizione è riportato esplicitamente nei siti internet istituzionali di molti Uffici Scolastici Regionali (Emilia-Romagna, Marche, Umbria, Veneto, etc.) nonché di molti uffici della PA.

In tali casi, dunque, il messaggio viene correttamente consegnato alla casella PEC dell’USR (destinatario) da parte di caselle di posta non certificate (mittente), ma la risposta avviene tramite automatic reply, impedendo di fatto la presa in considerazione della missiva. È comunque possibile inviare comunicazioni da caselle non PEC all’indirizzo di posta elettronica ordinaria dell’ente, rinunciando in tal modo a tutte le garanzie offerte dalla PEC.

La PEC per procedure di gara

L’impiego della PEC a scuola si ravvisa anche nell’ambito delle procedure di affidamento ed esecuzione di contratti pubblici di servizi e forniture (gare di appalto) avviate dalle istituzioni scolastiche (ad esempio, per l’apertura e l’esame delle offerte, comunicazione a tutti i concorrenti ammessi alla gara delle date delle sedute pubbliche successive alla prima; per i casi di affidamento diretto, ricezione di preventivi e stipula del contratto).

Convocazione dei supplenti tramite PEC

Uno degli usi della PEC in ambito scolastico più diffuso si ha nelle convocazioni degli aspiranti alle supplenze qualora gli stessi, all’atto della registrazione alla piattaforma “Istanze On Line”, abbiano indicato il proprio indirizzo PEC: la scuola, che ha l’esigenza di coprire un posto divenuto disponibile per assenza del titolare, accede alle funzioni SIDI di convocazione per le graduatorie d’istituto di prima, seconda o terza fascia.
La convocazione verrà inviata a uno o più aspiranti convocati tramite PEC oppure all’indirizzo di posta elettronica ordinaria indicato in fase di registrazione, anche in questo caso, con le differenti garanzie offerte dai due diversi strumenti telematici.

La domanda di messa a disposizione tramite PEC

Coloro i quali vogliano insegnare in tutte le scuole italiane (infanzia, primarie, medie e superiori), possono inviare ai dirigenti scolastici un’istanza informale e volontaria nota come “MAD” (domanda di “messa a disposizione”). Le candidature possono essere presentate sia per supplenze (annuali e brevi) sia per corsi di recupero (estivi e invernali).

Tra tante cose importanti da tenere in conto (requisiti, contenuti “dinamici” da adattare al differente mittente, compilazione, etc.), vi è anche quella della scelta della più opportuna modalità di invio della MAD. A fronte di pochi istituti che hanno reso disponibile sul sito della scuola delle apposite applicazioni online, le opzioni tra cui l’aspirante docente può scegliere sono oggi ancora queste:

• a mano, presentandosi fisicamente presso la segreteria della scuola;
• via fax;
• mediante raccomandata A/R;
• via e-mail;
• via posta elettronica certificata (PEC);
• servizi di consegna tramite portali web privati.

Lasciando ovviamente la libertà di scelta al candidato, le prime due opzioni non sembrano in verità le più “efficienti”: la consegna a mano presenta l’ovvio inconveniente di doversi recare in molte scuole (un numero alto di domande accresce la possibilità di essere chiamati) con il conseguente dispendio di tempo e risorse, mentre il fax, pur avendo valore legale, è ormai un mezzo di comunicazione obsoleto presente in sempre meno scuole.
Inviare la domanda con una lettera raccomandata A/R se da un lato garantisce la certezza della ricezione, dall’altro lato risulta dispendioso (tenendo conto sempre dell’alto numero di scuole alle quali sarebbe consigliabile presentare la MAD per avere più possibilità di essere chiamati).

Rimangono i due strumenti di posta elettronica. L’e-mail ordinaria sembra andare incontro a quella informalità che ammanta la MAD (è veloce, praticamente a costo zero e senza particolari formalità) ma incontra il limite di dare poche garanzie al mittente (le scuole, sommerse da centinaia, se non migliaia di e-mail, potrebbero sempre dichiarare si essersela persa, di non averla ricevuta e il mittente non avrebbe prove a suo favore).

Ci sembra pertanto preferibile la PEC, che a fronte di un costo minimo (nella maggior parte dei casi, equivalente al costo di una sola raccomandata A/R cartacea), garantisce la prova certa e opponibile dell’invio e della consegna, dell’orario preciso di invio e ricezione del messaggio e della inalterabilità del contenuto del messaggio.
Vi è comunque l’opzione dell’iscrizione (in genere gratuita solo per un numero minimo di invii) a eventuali servizi online che consentano di compilare una domanda di MAD da inviare a un certo numero di scuole, scegliendo tra varie formule di abbonamento: spetta all’aspirante candidato valutare la convenienza e l’onerosità dei servizi offerti, tenendo conto che per gli invii multipli tali piattaforme utilizzano comunque la casella PEC posseduta dall’utente.