Firma autografa sostituita a mezzo stampa
La normativa relativa alla digitalizzazione è in continua evoluzione: questo fatto porta molto disorientamento, per via di norme non conosciute e non sempre per colpa delle Scuole e della PA in generale.
Tra gli strumenti previsti dal CAD per la gestione digitale dei procedimenti amministrativi la firma elettronica risulta lo strumento principe per il passaggio al digitale.
Oltre alla firma elettronica vera e propria, è pero negli anni invalso l’uso di una procedura parallela, che spesso viene utilizzata impropriamente per cercare di dare validità legale al documento informatico amministrativo: la firma a mezzo stampa disciplinata per la prima volta dal d. lgs 39/1993.
Firma a mezzo stampa: decreto legislativo 12 febbraio 1993 n. 39
La procedura è nata negli anni ’90 per snellire le attività amministrative dei grandi enti pubblici, ma era prevista per un ben determinato ambito di utilizzo:
Quando i procedimenti amministrativi interessavano una molteplicità di destinatari spesso non conosciuti o non conoscibili a priori
In molte occasioni alcune P.A. si trovavano ad inviare ai contribuenti centinaia di migliaia di atti; per automatizzare e snellire i procedimenti amministrativi è stata sostituita la firma autografa del funzionario con la stampa meccanizzata del nominativo sul documento cartaceo per poi spedirlo per posta.
Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnate dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.
La dicitura da apporre dopo la firma è la seguente (più piccolo rispetto al carattere del testo): “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“
Dalla lettura dell’articolo 3 del D.Lvo 39/1993, si evince che: in tutti gli atti cartacei che provengono e che sono generati da sistemi automatizzati, la firma autografa sul documento cartaceo, del funzionario responsabile, può essere sostituita dalla dicitura dalla “Firma autografa sostituita a mezzo stampa….”, con il nominativo del responsabile dell’immissione, della riproduzione o della trasmissione.
Quindi, in questo caso, la dicitura può essere utilizzata solo sul documento cartaceo proveniente da un sistema informatico.
Firma a mezzo stampa: art 3bis comma 4bis d.lgs. 82/2005
La riforma del CAD attuata col d.lgs.235/2010 ha fornito gli strumenti per il definitivo abbandono della modalità tradizionale a favore della gestione completamente digitale di tutti i procedimenti amministrativi.
È chiaro che alla luce del nuovo quadro normativo possiamo affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per la gestione di tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui la PA dimostri di essere impossibilitata ad utilizzare le nuove tecnologie. Quindi una PA in regola con i tempi possiede un sistema documentale per la gestione dei flussi informativi, fascicoli e documenti informatici con apposta firma digitale del Dirigente e conservati negli archivi digitali. Pertanto, non c’è motivo per inviare una copia cartacea di un documento informatico ad una PA e di firmare a mezzo stampa predisposta.
Ma potremmo, in poche occasioni, averne la necessità ad esempio per inviarla ai genitori. Come produciamo ad esempio una copia analogica giuridicamente valida di un documento informatico conservato a norma nei nostri archivi?
In assenza di domicilio digitale del cittadino, possiamo produrre una copia analogica del documento informatico ai sensi dell’art. 3 bis comma 4 bis del CAD, con la seguente dicitura:
Il Dirigente Scolastico Mario Rossi – copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta secondo l’articolo 3 del D.lgs 39/1993 e l’articolo 3bis, comma 4bis del Codice dell’amministrazione digitale.
… È sufficiente?!? … ancora non basta…
Ai sensi dell’art. 4-ter del CAD, la copia analogica inviata al cittadino deve contenere una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso l’amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD.
.. È sufficiente?!? … ancora non basta…
La copia analogica ha lo stesso valore della stampa del documento amministrativo informatico originale, sottoscritta con firma autografa e non è possibile richiedere all’amministrazione la produzione di altra copia analogica sottoscritta con firma autografa. Quindi, in questo caso la dicitura può essere utilizzata solo sul documento cartaceo, copia di un documento informatico firmato digitalmente agli atti della Scuola.
Conclusione
Le conclusioni che si possono trarre dall’analisi dei testi legislativi portano a ridimensionare di molto l’utilizzo di questa dicitura e invitano quindi alla cautela.
Il d.lgs. 179/2016 ha abrogato tutti gli articoli del d.lgs.39/1993, tranne il comma 1 dell’art. 3 che contempla proprio la firma a mezzo stampa.
La firma a mezzo stampa si può usare se:
- è una soluzione da usare per diffondere/stampare massivamente un documento ed inviarlo a terzi,
- ma la stampa non è un atto amministrativo e non ha valore giuridico.
Sui documenti informatici non ricadenti nelle categorie analizzate in precedenza e recanti erroneamente la dicitura firma a mezzo stampa, dovrebbe essere quindi apposta la firma digitale del dirigente, in quanto, per legge, sostituisce la firma autografa.
Qualora si debba stampare un documento digitale la normativa ha già dato delle idonee soluzioni: il documento digitale (originale Informatico generato in un sistema a norma), quando viene stampato, deve recare un contrassegno (sigillo, glifo, qrcode, etc), assumendo così valore giuridico. Il Glifo è una soluzione “parlante”, come il QrCode: afferma che quella stampa su cui è impresso il contrassegno è la rappresentazione a stampa di un atto amministrativo digitale, regolarmente firmato e validato dal Sistema da cui proviene.
Quando l’INPS consegna alla signora Maria, che non ha il computer, la stampa del modello ISEE con il contrassegno, lei in questo modo la può utilizzare in modo ufficiale e consegnarlo a quante enti pubblici/privati desidera perché il contrassegno lo rende un documento con valore giuridico.
